Controlling - Managerial Accounting


Definition Controlling:

Controlling ist ein Begriff aus dem deutschsprachigen Raum, welcher vom englichen Wort 'to control' abgeleitet wird. Demnach wird unter Controlling nicht nur Kontrolle, sondern auch Steuerung verstanden. Im englischsprachigen Raum wird für diese Funktion des Controlling der Begriff: 'Managerial Accounting' verwendet.

Steuerung anstatt Kontrolle

Neben Kontrolle - insbesondere Monitoring und Reporting - gehört auch die Steuerung zu den Aufgaben des Controlling. Im Gegensatz zu den passiven, reaktiven bzw. rückwärtsgerichteten Aufgaben wie Monitoring und Reporting ist die Steuerung eine aktive, proaktive und zukunftsgerichtete Aufgabe.

Die Steuerung kann auf verschiedenen Ebenen im Unternehmen erfolgen.
  • Strategische Ebene: Strategisches Controlling
    • Beispiel: Unternehmenssteuerung

  • Taktische Ebene: Funktionales Controlling
    • Beispiel: Marketing-Controlling, Technik-Controlling, Marketing-Controlling

  • Operative Ebene: Operatives Controlling
    • Beispiel: Projekt-Controlling, IT-Controlling, Prozess-Controlling

Controlling in der Praxis

Controlling (Managerial Accounting) ist eine der wichtigsten Aufgaben im Unternehmen. Trotzdem wird diese Aufgabe sehr häufig in Unternehmen nicht so wahrgenommen, wie es eigentlich vorgesehen ist. Unter Steuerung wird häufig Planung, Forecast und Plan-/Ist-Vergleich verstanden. Diese Aufgaben sind aber keine pro-aktiven Aufgaben, sondern nur Reporting und Monitoring-Aufgaben. Um eine Steuerung wahrzunehmen, muss das Controlling Maßnahmen definieren um die gesteckte Ziele zu erreichen. Dies Maßnahmen müssen auch noch im Unternehmen aufgesetzt werden und erfolgreich beendet werden. Nur erfolgreich durchgeführte Maßnahmen steuern ein Unternehmen und nicht die statischen Reports oder Plan-/Ist-Vergleiche.

Desweiteren beschäftigen sich Controlling-Experten zu viel Zeit mit der Beschaffung, Transformation und Interpretation von Daten. Diese Aufgaben sind Standardaufgaben, die IT-Systeme im Bereich Business Intelligence (DWH, OLAP, ETL, Data Mining, Big Data, Business Process Management, ...) automatisiert erledigen können und müssen. Controlling-Experten müssen auf Basis von aufbereiteten Daten fachliche Erkenntnisse über das Unternehmen, Bereiche oder auch Prozesse erlangen, die sie dann in einen Prozess der Steuerung zur Verbesserung der aktuellen Situation einbringen.

Herausforderungen bei der Datenbereitstellung für das Controlling

Für eine effiziente Datenbereitstellung von Daten für das Controlling gibt es mehrere Herausforderungen. Einige dieser Herausforderungen werden genannt:

  • Das Wissen über die operativen Prozesse fehlt oder ist im Unternehmen zu stark verteilt
  • Die Mitarbeiter anderer Bereich fühlen sich kontrolliert und stellen Ihre Daten nicht bereitwillig dem Controlling zur Verfügung. Somit müssen parallele redundante Lösungen gebaut werden.
  • Die Datenbereitstellung der IT ist zu unflexibel, so dass Self-Service-BI-Lösungen gebaut werden
  • ...

Grundsätzlich gibt es mehrere Ansätze, wie die Daten in Unternehmen bereitgestellt werden:

  1. dezentrale individuelle Datenbereitstellung: Controlling und Fachbereiche (Marketing, Vertrieb, Service, Technik, ...) haben jeweils getrennte Datenbereitstellungsprozesse.

  2. dezentrale Shared Services: Fachbereiche stellen jeweils ihre Daten zentral zur Verwendung in anderen Fachbereichen zur Verfügung.

  3. zentraler Shared Service: Ein zentraler Unternehmensbereich (z.B. Controlling und/oder Business Intelligence Competence Center - BICC) stellen Daten für alle Fachbereiche zur Verfügung.

Aus Unternehmenssicht scheint der erste Ansatz am wenigsten und der letzte am meisten effizient und effektiv zu sein. In der Praxis könnte auch hybrider Ansatz aus zentralem und mehren dezentralen Shsred Services sinnvoll zu sein, dass z.B. steuerungsrelevante Daten für das Unternehmen (z.B. Umsatz, Absatz, Bestand, Kosten) zentral zur Verfügung gestellt werden und bereichsspezifische bzw. prozessspezifische Daten (z.B. Nutzungsdaten, Technikdaten, Prozessmonitoringdaten, ...) dezentral zur Verfügung gestellt werden.

Das Business Intelligence Wissensportal hält einige Vorschläge / Lösungsansätze für die Bewältigung der Herausforderungen bereit. Eine enge Zusammenarbeit zwischen Controlling und Business Intelligence Competence Center (BICC) ist eine zwingende Voraussetzung für den Erfolg des Controllings.