Projekte im Bereich BI (Business Intelligence) sind etwas ganz Besonderes. In BI-Projekten braucht man eine spezielle Vorgehensweise und spezielles BI-Projektmanagement-Wissen. Solche und ähnliche Aussagen hört man oft genug von BI-Dienstleistungsunternehmen, BI-Beratungsunternehmen und Anbietern von BI-Lösungen. In der Tat gibt es einige Besonderheiten bei Projekten mit BI-Anteilen und einige Stolperfallen. Diese Besonderheiten müssen in den Projekten berücksichtigt werden aber es wird keine eigene Vorgehensweise für BI-Projekte benötigt. Dies gilt für alle Projekte mit BI-Anteilen.

Die Kategorisierung von Anforderungen mit BI-Anteilen

• Anforderungen an operative Prozesse in transaktionalen Systemen mit Auswirkungen/Anforderungen an BI-Funktionalitäten (Reporting, Planung, Steuerung, ...).
  Beispiele: Produkteinführungsprojekte, Anforderungen an neuen CRM-Funktionalitäten, ERP-Funktionalitäten, usw.
  
• Anforderungen an dispositive Prozesse in analytischen Informationssystemen mit Auswirkungen auf transaktionale Systeme
  Beispiele: neue oder detailliertere Daten für Kennzahlen werden benötigt, die noch nicht in der Business Intelligence vorhanden sind.
  
• Anforderungen an dispositive Prozesse in analytischen Informationssystemen ohne Auswirkungen auf transaktionale Systeme
  Beispiele: Reportinganforderung auf bestehender Datenbasis
  
• Technische Projekte in analytischen Informationssystemen
  Beispiele: Softwareupgrade, Softwarewechsel, Hardwareupgrade, Hardwarewechsel
• Technische Projekte in transaktionalen Informationssystemen mit Auswirkungen auf die analytischen Informationssysteme
  Beispiel: Softwarewechsel, Architekturänderungen
  Beispiele: Softwareupgrade, Softwarewechsel, Hardwareupgrade, Hardwarewechsel

Unabhängig um welche Art an Projekt es sich handelt muss die wichtigste Phase des Projektes durchgeführt werden: 'Die Scopingphase'

In der Scopingphase eines Projektes muss insbesondere folgendes geklärt werden:

1. Was ist das Ziel des Projektes? z.B.
• neue Kennzahl einführen
• alte Kennzahl ausphasen.
2. Welchen Nutzen hat dieses Ziel? z.B.
   
• Ermittlung von Kosten-Einsparpotentialen bzw.
  
• Monitoring der Einsparmaßnahmen
3. Welches Ergebnisformat wird erwartet? z.B.
   
• Detailreport für die Vertriebssteuerung,
  
• Managementreporting im MIS-Dashboard oder/und in der Balanced ScoreCard (BSC)
• Implementierung im Planungssystem
4. Wer ist sind Adressaten/Nutzer? z.B.
   
• Controlling und
  
• Vertriebssteuerung
5. Wer wird für das Projekt benötigt? z.B.
   
• Verantwortlicher für Kennzahlendefinition,
  
• Nutzer und Verantwortliche für den dispositiven Prozess,
• IT-Analysten, IT-Entwickler, IT-Tester,
  
• Fachseitige Tester,
  
• Datenschutz,
  
• Datensicherheit
6. Welche konkreten Maßnahmen sind notwendig? z.B.
   
• Beschluss zur Einführung der Kennzahl,
• Fachliche Detailabstimmung / Definition der neuen Kennzahl,
  
• Durchführung eines Softwareentwicklungsprojektes,
  
• Projekt zum Ausphasen von Kennzahlen.
7. Wieviel Budget ist notwendig?
8. Berechnung des Business Case bzw. Erstellung einer Kosten/Nutzen-Analyse bzw. einer strategische Argumentation

In der Scopingphase wird die Basis des Erfolgs eines Projektes gelegt. Dies ist auch zugleich die größte Stolperfalle in BI-Projekten. In dieser frühen Phase wird festgestellt, inwieweit neue Datenquellen angebunden werden müssen aber auch inwieweit bestehende Business Intelligence Strukturen (Konsistenzsicherstellung) wiederverwendet werden können / müssen. Stellt man fest, dass Abhängigkeiten zu anderen BI-Strukturen (Kennzahlen, Dimensionen) existieren, müssen auch die Betroffenen dieser BI-Strukturen eingebunden werden. Geschieht dies nicht, können negative Nebeneffekte an schon gut laufenden BI-Strukturen entstehen, die zu Mehraufwand und Qualitätseinbußen in parallelen Projekten oder im laufenden Betrieb führen können.