Business Intelligence Kosteneffizienz - Schlanke BI


Wie muss eine schlanke BI aussehen?

Was sind die Kostentreiber der BI-Systeme die gemanaged werden müssen um eine schlanke BI zu bauen und zu betreiben. Je nach dem wen Sie in Unternehmen fragen, wird die Antwort anders ausfallen. Für eine Betrachtung nach dem Total Cost of Ownership Prinzip müssen sowohl IT-Kosten als auch fachseitige Kosten betrachtet werden.

IT-Kosten

  • Softwareentwicklungskosten
  • Lizenzkosten
  • Hardwarekosten
  • Betriebskosten
  • Softwareinstandhaltungskosten
  • Incident-, Problem- und Changemanagement
  • Personalkosten für Querschnittsfunktionen (Management, Budgetplanung, Prozessmanagement, Architekturmanagemnt) z.B. in einem BI Competence Center (BICC)
  • Ausstattung für die IT-Mitarbeiter (Raum, Desktop, ...)

Fachseitige Kosten

  • Personalkosten für die Nutzer
  • Unterstützung für fachlichen Betrieb
  • BI Governance Aufgaben (z.B. Strategie, Planung, fachseitiges Prozessmanagement, ...) z.B. in einem BI Competence Center (BICC)
  • fachseitig betriebene Lösungen (z.B. Server unter dem Schreibtisch)
  • Ausstattung für die Nutzer bzw. fachseitigen Mitarbeiter (Raum, Desktop, ...)

Kostentreiber für die BI

Am häufigsten werden bei den Kosteneinsparungen die IT-Kosten gesehen, sowohl die Entwicklungskosten als auch die Instandhaltungskosten und Betriebskosten. Die Kostentreiber sind hier häufig:

Entwicklungskosten:

  • Hohe Komplexität, geringe Synergieeffekte aufgrund von individuellen Fachseitenlösungen (Fürstentümer)
    --> hohe Spezifikations- und Entwicklungskosten und somit eine geringe Effektivität

Betriebskosten:

  • hohe Datenvolumen (Datenpools für Analyse und Data Mining, Datenredundanz aufgrund fachseitiger Fürstentümer, ...)
  • hohe Kosten beim Applikationsbetrieb.
  • hohe Anzahl an Reports
  • hohe Anzahl an Quellsystemschnittstellen

Nicht zu vernachlässigen sind allerdings die Kosten für die Nutzer. Unternehmen leisten sich häufig unzällig viele Personalkräfte, die analysieren, reporten und planen. 

Return on Investment für die Business Intelligence (BI-ROI)

Durch den neusten Trend diese IT-Kosten und fachseitige Personalkosten mittels BI Competence Center (BICC) zu managen werden noch weitere Personalkosten investiert. Häufig kann man durch ein BICC die Kosten besser verwalten und transparent machen, aber nur wenn das BICC auch diese Aufgabe übertragen bekommt. Inwieweit ein Return on Investvent (ROI) für ein BICC erfolgt sollte zwangsläufig auch geprüft werden. Noch wichtiger ist aber, für die gesamten BI-Kosten den ROI zu messen. Kann das Unternehmen wirklich so viel besser gesteuert werden, wenn man in die BI investiert? Jedes Unternehmen sollte zur eigenen Business Intelligence einen Business Case zur Berechnung der Rentabilität der Business Intelligence erstellen.

Die Formel für diese Berechnung sollte lauten:

BI-Nutzen abzüglich relevante BI-Kosten

relevante BI-Kosten entsprechen den Gesamtkosten abzüglich Compliance-BI-Kosten

Die Compliance-BI-Kosten müssen im Business Case herausgerechnet werden, da diese Kosten auf jeden Fall anfallen, unabhängig ob man eine Business Intelligence bewußt betreibt oder nicht. D.h. eine GuV, eine Bilanz, Shareholder-Reports usw. müssen auf jeden Fall erstellt werden, unabhängig davon ob man es will oder nicht. Somit fallen diese Kosten auf jeden Fall an und müssen somit im Business Case abgezogen werden. Inwieweit jedoch ein aufwendiges Kampagnenmanagement, Zielemanagement, Data Mining oder eine Analyse der langjährige Geschäftsentwicklung den großen Nutzen für das Unternehmen bringt gegenüber gar keine Business Intelligence bewußt zu betreiben muss noch bewiesen werden.