4 - Budgetsteuerung BI


Grundsätzlich muss man sich die Frage stellen, wieviel darf eine BI im Unternehmen kosten, insbesondere unhter dem Blickwinkel steter Veränderungen im Unternehmen und damit ständigem Anpassungsbedarf an der Business Intelligence. Es gibt viele Methoden die Kosten zu steuern, die ideale Methode gibt es dafür allerdings nicht. Folgende Methoden könnte man sich durchaus vorstellen:
  • Benchmarking
  • Business Case
  • Targetcosting
Beim Benchmarking vergleicht man die eigenen Kosten mit einer PeerGroup. Dabei werden Unternehmen für die PeerGroup ausgesucht, die vergleichbare Strukturen (z.B. Konkurrenten auf dem Markt) haben aber auch erfolgreich sind. Große Herausforderungen sind beim Benchmarking der IT-Kosten die jeweiligen gleichen Kosten zu definieren, messen und dann auch zu vergleichen. Neben den Kosten muss auch der Funktionsumfang vergleichbar sein. Dabei müssen Fragen beantwortet werden, wie z.B.:
  • Gehören BPM-Verwendungswecke zur BI oder nicht? und
  • Besitzen alle Unternehmen ein Kampagnenmanagement oder nicht.
Ein Benchmarking macht nur dann sind, wenn die Inhalte des Benchmarks objektivierbar sind. Das kann man bei der BI grundsätzlich anzweifeln, dass dies aktuell mit vertretbarem Aufwand möglich ist.

Das Prinzip des Business Case besteht darin für einen abgeschlossenen Bereich mehr Nutzen als Kosten auszuweisen. Hierbei werden Investitionen in die Weiterentwicklung plus Kosten für den Betrieb dem Nutzen gegenüber gestellt. Das Ganze wird über mehrere Jahre z.B. 3 oder 5 Jahre berechnet. Herausfordernd sind hier u.a., dass permanent Änderungen an der BI notwendig sind und somit immer wieder neue Kosten entstehen und parallel die Objektivierung des Nutzens für die BI für einen bestimmten Zeitraum kaum möglich ist.

Alternativ zum Benchmarking und Business Case können die Kosten auch über ein Target Costing Mechanismus gesteuert werden. Dabei wird ein bestimmter Betrag festgelegt den man für eine BI im Unternehmen ausgeben kann/soll. Die größte Kritikalität besteht hierbei den richtigen Zielwert festzulegen, sei es
  • als Absolutwert, z.B. Invest 5 Mio. Euro jährlich + 3 Mio. Betriebskosten oder aber auch 
  • als Relation zu einem anderen Wert, z.B. 10% der Gesamten IT Kosten
Ein Ansatz wäre beispielsweise der folgender.
  • Die Kosten für die Business Intelligence für die Unternehmenssteuerung betragen weniger als 10% der Gesamtkosten für Business Software (CRM, Billing, ERP, Portale, EAI, Business Intelligence) sowohl für die Weiterentwicklung als auch für den Betrieb.
    • Die Weiterentwicklungskosten sollten an zwei Parametern ausgerichtet werden
      • am Wachstumsgeschäft / Neukundengeschäft für neue Funktionalitäten
      • am Bestandsgeschäft für die Modernisierung der bestehenden Landschaft
      • Die gesamten Weiterentwicklungskosten sollten 0,1 % des Gesamtumsatzes nicht überschreiten.
    • Die Betriebskosten sollten am Bestandskundengeschäft ausgerichtet werden, beispielsweise maximal 0,05% vom Gesamtumsatz.
  • Eine Einzelbetrachtung der Kosten für einzelne Verwendungszwecke macht sehr wenig Sinn, da bei einem Enterprise Warehouse Ansatz ein Großteil der Kosten Gemeinskosten sind, d.h. sie können keinem einzelnen Verwendungszweck zugeordnet werden.
  • Desweiteren gilt die Annahme, dass künstliche Verrechnungsmodelle der BI-Gemeinkosten nur zu einem administrativen Overhead führen und nicht zu einer besseren Steuerung der BI-Kosten.