Request for Information (RFI)

Der RFI (Request for Information) ist ein Dokument welches an potentielle Anbieter innerhalb eines Software-Auswahlprozesses gesendet wird. Ziel des RFI ist es strukturiert Detailinformationen von den verschiedenen Anbietern einzusammeln um dann eine Vergleich durchzuführen.

Standardisierte Kategorisierung der Antworten

Damit  die Anbieter ausreichend Informationen zu den Fragen liefern, müssen die Fragen auch entsprechend geschickt gestellt werden. Es sollten somit nicht nur 'Kann-Fragen' gestellt werden, sondern auch "Wie-Fragen". Auf die "Kann-Fragen" sollte nur nach vorgegebenen Kategorien geantwortet werden. Solche vorgegebenen Antworten kann man wie folgt kategorisieren:
  • Standard
    d.h. die Funktionalität ist im Standard enthalten
  • erfüllbar
    d.h. die Funktionalität kann durch Anpassungen bereitgestellt werden
  • teilweise erfüllbar
    d.h. die Funktionalität kann trotz Anpassungen nur teilweise bereitgestellt werden
  • nicht erfüllbar.
Zu jeder Kann-Frage sollte auch immer das 'Wie' abgefragt werden. Insbesondere bei Antworten mit 'nicht-erfüllbar' könnten hier Alternativen beschrieben werden.

Kapitel / Inhalte eines Request for Information (RFI)

Für einen RFI benötigt man eine gute Struktur, damit man nahezu vollständig alle wichtigen Dinge im Ausschreibungsprozess berücksichtigt.

  • Zielbeschreibung / Verwendungszweck
    In diesem Kapitel wird erklärt was man mit dem System machen möchte. Im Idealfall ist dies eine Prozessbeschreibung, bei der erklärt wird, wie dieses System die Prozesse unterstützen soll.
  • Begriffserklärungen / Abkürzungen
    Im Allgemeinen werden in Unternehmen fachliche Begriffe und Abkürzungen standardmäßig verwendet. Gehen Sie immer davon aus, dass Fachbegriffe in anderen Unternehmen in einem anderen abgewandelten Kontext verwendet werden.
  • Vertrauenserklärung
    Alle in diesem Dokument und dem gesamten Ausschreibungsprozess bereitgestellten Informationen müssen streng vertraulich behandelt werden. Dieses Kapitel sollte zusammen mit dem Einkauf und der Rechtsabteilung geschrieben werden.
  • Beschreibung des Ausschreibungsprozesses
    In diesem Bereich wird der Zeitplan, Regeln und Ansprechpartner und deren Rollen beschrieben. Auch die Auswahlkriterien und potentielle Ausschlusskriterien müssen hier beschrieben werden.
  • Funktionale Anforderungen
    Alle fachlichen Funktionen sollten in diesem Bereich beschrieben werden.
  • Nicht-Funktionale Anforderungen
    Zu den nicht-funktionalen Anforderungen gehören Anforderungen an die Usability / Benutzerfreundlichkeit, Berechtigungskonzept, betrieblichen Prozesse, die Dokumentation und Training.
  • Technische Anforderungen
    Auch technische Anforderungen, z.B. Anforderungen an Hardware und Middleware, die Performance, Skalierbarkeit, Ausfallsicherheit, Robustheit, Datensicherheit, technische Architektur usw. sind Bestandteil des RFI's
  • Prozess-Anforderungen
    Nach welchen Prozessen arbeitet der Anbieter. Wie sind die Schnittstellen zum Anbieter, z.B. Anforderungsmanagement, Incidentmanagement, Qualitätssicherung, Testing usw.
  • Kommerzielle Anforderungen
    Informationen zu Lizenzmodellen, Geschäftsmodellen (Produktanbieter, Lizenzanbieter, Service-Unternehmen, usw.) werden in diesem Kapitel abgefragt.
  • Strategie und Partnerschaft
    Dieses sehr wichtige Kapitel stellt Fragen und Anforderungen an den Softwareanbieter hinsichtlich der strategischen Ausrichtung und Partnerschaften. Produktstrategie, Nearshore, Off-Shore, Outsourcing und strategische Allianzen sind u.a. Bestandteil dieses Kapitels.
  • Unternehmensdarstellung
    Aktueller Finanzstatus, Anzahl Mitarbeiter in der Produktentwicklung, Branchen-Expertise, Mitarbeiterpolitik usw. sind wichtige Informationen für eine strategische Partnerschaft und werden in diesem Kapitel des RFI's abgefragt.